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POLÍTICA RESERVAS Y CANCELACIÓN
Experiencia Inmersiva Lingüística

Experiencia Inmersiva Lingüística en Barcelona

En Kaizen Global nos comprometemos a ofrecer experiencias transformadoras y seguras. Esta política establece las condiciones de reserva, cancelación y las normas de convivencia durante el programa.

1. DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMA

El programa de Experiencia Inmersiva incluye:

  • Billete de avión ida y vuelta desde ciudad de origen (EEUU) hasta Barcelona

  • Estancia con familia local cuidadosamente seleccionada durante 3 semanas

  • Pensión completa (desayuno, comida y cena)

  • Clases de español y cultura española (según calendario)

  • Excursiones Barcelona y alrededores

  • Supervisión y acompañamiento continuo por monitores cualificados

Duración total: 3 semanas
Edad recomendada: 14 a 18 años.

2. RESERVA Y CONFIRMACIÓN

2.1 Proceso de reserva

  • La reserva se formaliza mediante:

    1. Cumplimentación del formulario de inscripción completo

    2. Firma del contrato de servicios y aceptación de esta política

    3. Pago del depósito del 40% del coste total del programa

  • La plaza queda confirmada únicamente tras recibir el depósito.

  • Las plazas son limitadas y se asignan por orden de reserva.

2.2 Pago completo

  • El 60% restante deberá abonarse al menos 60 días antes de la fecha de inicio del programa.

  • En caso de reservas realizadas con menos de 60 días de antelación, si fuera posible la aceptación de la reserva, el pago total deberá realizarse en el momento de la reserva.

2.3 Documentación requerida

Antes del inicio del programa, y siempre dentro de las fechas en que Kaizen Global lo solicite, el estudiante debe presentar:

  • Copia del pasaporte vigente

  • Seguro médico de viaje válido en España (si se viaja con seguro propio)

  • Formulario médico y de alergias/intolerancias

  • Autorización parental firmada 

  • Información de contacto de emergencia

3. POLÍTICA DE CANCELACIÓN

3.1 Cancelación por parte del cliente

Más de 90 días antes del inicio:

  • Reembolso del 80% del importe total pagado

  • Retención del 20% por gastos administrativos y de gestión

Entre 60 y 90 días antes del inicio:

  • Reembolso del 50% del importe total pagado

  • Retención del 50% por reservas de vuelos y familia anfitriona

Entre 30 y 60 días antes del inicio:

  • Reembolso del 25% del importe total pagado

  • Retención del 75% por compromisos adquiridos (vuelos, alojamiento, excursiones)

Menos de 30 días antes del inicio:

  • No se realizará ningún reembolso

  • Los gastos ya comprometidos (billetes, familia, actividades) no son recuperables

3.2 Cancelación una vez iniciado el programa

  • Si el estudiante abandona el programa por decisión propia, no se realizará ningún reembolso.

  • Si el estudiante es expulsado por incumplimiento grave de las normas (ver sección 5), no se realizará ningún reembolso y los gastos de retorno correrán a cargo de la familia.

3.3 Cancelación por parte de Kaizen Global

  • En caso de no alcanzar el número mínimo de participantes o por causas de fuerza mayor, Kaizen Global se reserva el derecho de cancelar el programa.

  • En este caso, se reembolsará el 100% del importe pagado o se ofrecerá una fecha alternativa.

3.4 Excepciones: emergencias médicas o fuerza mayor

  • En caso de emergencia médica grave debidamente justificada con certificado médico, que impida al estudiante viajar expresamente, se evaluará cada caso individualmente.

  • Se podrá ofrecer el traslado del programa a otra fecha (sujeto a disponibilidad) o un reembolso parcial (según política cancelación aerolínea).

4. PROCEDIMIENTO DE CANCELACIÓN

Para cancelar la reserva, el cliente debe:

  • Enviar una solicitud por escrito a: info@kaizenglobal.es o al gestor/a asignado a su programa

  • La cancelación será efectiva desde la fecha de recepción del correo electrónico

  • Recibirá confirmación por escrito en un plazo de 48 horas

  • Los reembolsos, cuando apliquen, se procesarán en un plazo máximo de 30 días hábiles

5. NORMAS DE CONVIVENCIA Y PARTICIPACIÓN

La participación en el programa requiere el cumplimiento estricto de las siguientes normas. El incumplimiento puede resultar en la expulsión del programa sin reembolso y gastos de retorno a cargo del estudiante.

5.1 Asistencia obligatoria

Clases de cultura y lengua española:

  • La asistencia a todas las clases es obligatoria.

  • Solo se permiten ausencias por enfermedad debidamente justificada con certificado médico.

  • Ausencias injustificadas pueden resultar en la expulsión del programa. 

Excursiones y actividades:

  • La asistencia a todas las excursiones programadas es obligatoria.

  • Solo se permiten ausencias por motivos médicos justificados.

  • Las excursiones forman parte integral de la experiencia de aprendizaje cultural.

5.2 Supervisión y autorización de salidas

  • El estudiante no podrá abandonar el grupo durante actividades programadas sin autorización expresa de los monitores y debida justificación.

  • El estudiante no podrá salir de la casa de la familia anfitriona sin previo aviso y autorización de:

    • La familia anfitriona (para salidas durante tiempo libre)

    • Los monitores a cargo (para cualquier cambio en la programación)

  • Toda salida debe estar debidamente justificada y aprobada.

  • El estudiante debe informar siempre de su ubicación y hora estimada de regreso.

5.3 Convivencia con la familia anfitriona

​El estudiante se compromete a:

  • Respetar las normas de la casa y los horarios establecidos por la familia.

  • Mantener un comportamiento respetuoso en todo momento.

  • Comunicar cualquier necesidad, problema o incomodidad a los coordinadores del programa.

5.4 Uso de dispositivos y comunicación

  • El uso de teléfonos móviles y dispositivos electrónicos durante clases estará regulado por los monitores.

  • Se fomentará el uso del español como idioma principal de comunicación.

  • Se informará a los estudiantes y a sus familias en EEUU de los horarios óptimos para comunicarse, según diferencia horaria y calendario de actividades del programa.

5.5 Consumo de sustancias

  • Queda terminantemente prohibido el consumo de alcohol, tabaco o cualquier sustancia ilegal.

  • El incumplimiento de esta norma resultará en la expulsión inmediata del programa sin reembolso.

5.6 Comportamiento y respeto

  • Se espera un comportamiento respetuoso hacia compañeros, familias anfitrionas, monitores y cualquier persona con la que interactúe.

  • No se tolerará ningún tipo de acoso, discriminación o violencia (verbal, física o psicológica).

  • Cualquier daño causado a propiedades será responsabilidad económica del estudiante/familia.

6. SALUD Y SEGURIDAD

6.1 Seguro médico

  • Es obligatorio contar con un seguro médico de viaje válido en España que cubra toda la duración del programa. En caso de no tener uno, podrá contratarlo a través de Kaizen Global.

  • En caso de enfermedad o accidente, se notificará inmediatamente a la familia en EEUU.

  • Los gastos médicos no cubiertos por el seguro correrán a cargo de la familia del estudiante.

6.2 Medicación

  • Cualquier medicación que el estudiante deba tomar debe ser declarada en el formulario médico.

  • El estudiante debe llevar consigo la medicación necesaria para toda la estancia.

  • Los monitores y la familia anfitriona serán informados de cualquier condición médica relevante.

6.3 Alergias e intolerancias

  • Todas las alergias alimentarias, intolerancias o restricciones dietéticas deben ser comunicadas en el formulario de inscripción.

7. CONSECUENCIAS POR INCUMPLIMIENTO

7.1 Incumplimiento leve

  • Ausencia injustificada puntual

  • Retrasos reiterados

  • Comportamiento disruptivo menor

Consecuencia: Advertencia verbal y comunicación a la familia en EEUU.

7.2 Incumplimiento grave

  • Ausencias injustificadas repetidas

  • Salidas no autorizadas del grupo o de la casa

  • Comportamiento irrespetuoso hacia compañeros, familias o monitores

  • Incumplimiento reiterado de normas tras advertencias

Consecuencia: Advertencia formal por escrito, reunión con coordinadores y posible expulsión del programa.

7.3 Incumplimiento muy grave

  • Consumo de alcohol, tabaco o sustancias ilegales

  • Comportamiento violento o acoso

  • Abandono del grupo sin autorización poniendo en riesgo su seguridad

  • Daños intencionados a propiedades

  • Cualquier acción que ponga en peligro su seguridad o la de otros

Consecuencia: Expulsión inmediata del programa sin reembolso. Los gastos de retorno a EEUU correrán a cargo de la familia del estudiante.

8. RESPONSABILIDADES

8.1 Responsabilidad de Kaizen Global

  • Proporcionar un programa de calidad según lo descrito (compromiso con el cumplimiento del programa, seguimiento integral de los estudiantes y atención a las familias)

  • Garantizar la seguridad y supervisión adecuada de los estudiantes

  • Seleccionar familias anfitrionas responsables y de confianza

  • Comunicación regular con las familias en EEUU informando del avance en clases y excursiones.

8.2 Responsabilidad del estudiante y su familia

  • Cumplir todas las normas establecidas en esta política

  • Comunicar cualquier problema o necesidad de manera oportuna

  • Mantener un comportamiento responsable y respetuoso

  • Cubrir gastos adicionales no incluidos en el programa (compras personales, llamadas, etc.)

  • Asumir los costes de posibles daños causados a terceros

9. CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS

  • Kaizen Global se compromete a proteger la información personal del estudiante conforme al RGPD.

  • Los datos proporcionados serán utilizados exclusivamente para la gestión del programa.

  • Se podrán tomar fotografías y vídeos durante el programa con fines educativos y promocionales, salvo que se deniegue expresamente el consentimiento por escrito.

10. MODIFICACIONES DEL PROGRAMA

  • Kaizen Global se reserva el derecho de realizar cambios menores en el itinerario, excursiones o actividades por causas justificadas (meteorología y seguridad).

  • Cualquier cambio significativo será comunicado con antelación a las familias.

  • En caso de cambios sustanciales, se ofrecerá la opción de cancelar con reembolso parcial o total según corresponda.

11. RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS

  • Cualquier queja o problema debe comunicarse inmediatamente a los coordinadores del programa.

  • Kaizen Global se compromete a resolver cualquier incidencia con la mayor brevedad posible.

  • En caso de desacuerdo no resuelto, ambas partes acuerdan someterse a mediación antes de emprender acciones legales.

12. ACEPTACIÓN DE LA POLÍTICA

Al inscribirse en el programa de Experiencias Inmersivas en Barcelona, el estudiante y su familia aceptan íntegramente esta Política de Reservas, Cancelación y Normas de Convivencia.

La firma del contrato de servicios implica:

  • Haber leído y comprendido todas las condiciones

  • Comprometerse a cumplir todas las normas establecidas

  • Aceptar las consecuencias en caso de incumplimiento

Para cualquier consulta o aclaración, contacta con nosotros:

Kaizen Global
Email: info@kaizenglobal.es

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